fbpx

Od arkuszy kalkulacyjnych po analizy biznesowe

analizy biznesowe

Jeśli jesteś przyzwyczajony do pracy wyłącznie w świecie Excela, Arkuszy Google lub Libreoffice Calc, możesz się zastanawiać, jaki jest sens platformy business intelligence.

Arkusze kalkulacyjne są wszędzie z jakiegoś powodu — są znane i wydajne — i służą celowi nawet w najnowocześniejszych środowiskach danych. Analitycy danych z każdym narzędziem BI do swojej dyspozycji nadal będą zwykle regularnie korzystać z Excela. Mimo to przyjęcie platformy BI może być ogromną korzyścią w dłuższej perspektywie. Twoje potrzeby w zakresie danych prawdopodobnie będą rosły wraz z Twoją organizacją, a funkcje, które narzędzie BI może pomóc Twojej organizacji awansować.

Jakie arkusze kalkulacyjne działają dobrze

Ważne jest, aby nie skakać natychmiast ze statku za każdym razem, gdy pojawia się nowe, błyszczące narzędzie. Platformy BI oferują całkiem fajne funkcje i mogą być całkiem przydatne, ale jeśli potrzeby Twojej organizacji w zakresie danych są zaspokajane przez aplikację arkusza kalkulacyjnego, taką jak Excel lub Arkusze Google, jest w porządku, jeśli nie chcesz tego zepsuć.

Arkusze kalkulacyjne są potężnym narzędziem i każdy wie, jak działa tabela, prawda? Jeśli Twoja organizacja, nie ma ogromnych ilości danych do przetworzenia i jest zadowolona z ręcznego przetwarzania tych danych, trzymaj się arkuszy kalkulacyjnych. Przekonanie zespołu do przyjęcia nowej platformy z funkcjami, których nawet nie uznają za przydatne, będzie tylko źródłem frustracji.

Aplikacje arkuszy kalkulacyjnych doskonale sprawdzają się, gdy chcesz uruchomić szybką formułę na bieżąco lub zmienić wartości jednej komórki, aby zobaczyć, jak reszta danych może się odpowiednio zmienić. Projekcje i analizy warunkowe mogą być uruchamiane dość elegancko w programie Excel, dlatego prawdopodobnie będziesz chciał zachować je do niektórych zastosowań, nawet jeśli wprowadzisz platformę BI do miksu.

Limity arkuszy kalkulacyjnych

Mimo wszystko, co robią dobrze, arkusze kalkulacyjne mają ograniczenia – niektóre z nich prawdopodobnie napotkałeś. Na początek zmagają się z obsługą dużych ilości danych. Arkusze kalkulacyjne mogą stać się kłopotliwe, gdy wprowadzasz wiele źródeł danych i rośnie zapotrzebowanie na dane. Rozmiar pliku skoroszytu może stać się nieporęczny, czasami do tego stopnia, że nie nadaje się do użytku.

Podczas gdy synchronizacja w chmurze ułatwiła współpracę nad arkuszami kalkulacyjnymi, Excel jest nadal w swojej istocie oprogramowaniem przeznaczonym dla jednej osoby edytującej arkusz kalkulacyjny na swoim komputerze. Jest to mniejszy problem niż kiedyś, ale upewnienie się, że dane są aktualizowane, może nadal przypadać każdemu, kto ma najnowszą wersję skoroszytu, co prowadzi do błędów i zamieszania dla wszystkich zaangażowanych. Aktualizowanie tych danych może samo w sobie być kłopotliwe – dużo kopiowania i wklejania, ręczne edycje i miejsce na błędy.

Wraz z rozwojem organizacji i ilością danych, które przetwarzasz, rośnie wraz z nią, możesz zacząć czuć, że uderzasz w sufit z arkuszami kalkulacyjnymi. Jeśli zauważyłeś którykolwiek z tych znaków w swojej organizacji, być może nadszedł czas, aby sprawdzić, w jaki sposób narzędzie BI może pomóc:

1. Cała praca nad danymi należy do analityka (analityków). Jeśli osoby w Organizacji nie potrafią samodzielnie sensownie interpretować danych z arkusza kalkulacyjnego, niezależnie od poziomu umiejętności, tracisz wiele cennych informacji.

2. Jesteś zmęczony pracą z nieaktualnymi informacjami lub ręcznym generowaniem raportów. Jeśli jesteś przyzwyczajony do zrzutu ekranu arkusza kalkulacyjnego wysyłanego e-mailem do całego zespołu w każdy poniedziałek rano, wiesz, że do czwartku te same liczby mogą nie być tak przydatne.

3. Złożone formatowanie i statyczne pulpity nawigacyjne spowalniają pracę. Dzięki oprogramowaniu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych łatwo jest poświęcić dużo czasu na formatowanie wykresów. Nawet jeśli w programie Excel skonstruowałeś ciekawe dashboardy, Twoi współpracownicy nie mogą zrobić nic więcej niż tylko na nie spojrzeć. Co zrobić, jeśli chcą dowiedzieć się więcej o konkretnym polu lub wyświetlić dane zgodnie z inną miarą?

4. Niektóre dane nie są dla wszystkich, a ochrona arkusza kalkulacyjnego hasłem nie powoduje ich wycinania. W zależności od działu osoby w organizacji mają dostęp do różnych danych i nigdy nie chcesz być w stanie wysyłać wszystkim arkusza kalkulacyjnego zawierającego poufne informacje.

Co może zrobić platforma BI, czego nie mogą zrobić arkusze kalkulacyjne?

Funkcje platform business intelligence, są różne, ale istnieją pewne obszary, w których narzędzia BI będą Ci służyć lepiej niż wyłącznie korzystanie z aplikacji arkusza kalkulacyjnego.

Samoobsługowa analityka

Mimo że wszyscy w Twojej organizacji wiedzą, jak czytać tabelę w arkuszu kalkulacyjnym, a może nawet mogą wykonywać podstawowe funkcje, zaawansowana biegłość w arkuszu kalkulacyjnym jest rzadką umiejętnością i nie dla wszystkich. Niektóre narzędzia BI są zbudowane, aby zachęcić wszystkich do analizowania danych i zadawania pytań, niezależnie od poziomu technicznego lub magii arkuszy kalkulacyjnych.

Jeśli wdrażasz platformę BI i chcesz zachęcić do samoobsługowej analizy, dobrym miejscem do rozpoczęcia jest przygotowanie modelu danych w sposób znany osobom w organizacji. Oznacza to, że możesz przedstawić odbiorcom widoki danych, które wyglądają jak tabele arkuszy kalkulacyjnych. Ludzie są bardziej skłonni do korzystania z narzędzia BI, jeśli wiedzą, jak uzyskać z niego potrzebne informacje, a widoki tabelaryczne są dobrym miejscem do rozpoczęcia. Stamtąd mogą zacząć odkrywać inne funkcje, takie jak używanie platformy BI jako wewnętrznego narzędzia wyszukiwania lub porównywanie danych w różnych okresach.

Zrzut ekranu 2022 05 22 o 21.53.48

Raportowanie i standaryzacja

Jeśli jesteś przyzwyczajony do wysyłania lub odbierania wiadomości e-mail z arkuszem kalkulacyjnym dołączonym w każdy poniedziałek rano, który zawiera dane z ostatniego tygodnia, być może nadszedł czas, aby wprowadzić narzędzie BI, które może upewnić się, że zawsze uzyskujesz dostęp do najnowszych dostępnych informacji i raportujesz na ich temat.

Funkcje programu Excel są zazwyczaj wykonywane ręcznie, co może spowolnić działanie i wprowadzić wiele okazji do błędów. Oprócz ciągłego pobierania z najbardziej aktualnych źródeł danych, narzędzia BI pozwalają planować i automatyzować zadania, takie jak generowanie regularnych raportów lub wysyłanie alertów w określonych odstępach czasu. Możesz tworzyć niestandardowe pytania i interaktywne pulpity nawigacyjne , do których Twój zespół ma dostęp jednocześnie, co oznacza, że nikt nigdy nie musi się martwić, że pracuje nad inną wersją niż ktoś inny. A jeśli te pulpity nawigacyjne i pytania są przydatne, możesz zapisać je ponownie w przyszłym tygodniu. Ten poziom standaryzacji przepływu pracy może pomóc Twojemu zespołowi pracować wydajniej i uzyskać wgląd w posiadane dane.

Elastyczne i interaktywne wizualizacje

Oczywiście, możesz generować wykresy w Excelu, ale wizualizacje tworzone za pośrednictwem platformy BI są zwykle znacznie bardziej dynamiczne i wymagają mniej formatowania użytkownika. Jedną z zalet narzędzia BI, takiego jak Metabase, jest to, że przewiduje, które wykresy najlepiej pasują do posiadanych danych. Jeśli pola są oparte na lokalizacji, takiej jak szerokość i długość geograficzna, Metabase wie, jak wygenerować mapę geograficzną odzwierciedlającą to. Po uzyskaniu tych wykresów narzędzia do analizy biznesowej umożliwiają Tobie i Twojemu zespołowi interakcję z nimi na różne sposoby, dzięki czemu możesz wykonywać takie czynności, jak drążenie wykresu, aby dowiedzieć się więcej o określonym zakresie lub wartości.

Zrzut ekranu 2022 05 22 o 21.51.26
Przykładowy wykres sprzedaży w Metabase

Zabezpiecz się dzięki uprawnieniom

Możliwość przyznawania określonych uprawnień do różnych baz danych i tabel jest bardzo ważne dla wielu organizacji, które dodają platformę BI do swojego przepływu pracy analizy danych. Chociaż zawsze możesz zabezpieczyć arkusz Excel hasłem, jest to dalekie od niezawodnego bezpieczeństwa. Jeśli chcesz zabezpieczyć określone tabele z widoku, przyznać dostęp do zapisu tylko określonym działom w organizacji lub ograniczyć pytania, które ludzie mogą zadawać Twoim danym, narzędzie BI jest najlepszym rozwiązaniem.

Na podstawie artykułu na blogu metabase.com


Opublikowano

w

,

przez

Komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *